INILAH DOKUMEN PENTING UNTUK MENDIRIKAN PERUSAHAAN

10 DOKUMEN PENTING  SEBAGAI LANGKAH AWAL MENDIRIKAN PERUSAHAAN

Sebagai langkah awal untuk mendirikan sebuah usaha yang berbadan hukum atau yang populer disebut perusahaan adalah menjalankan perusahaan itu sendiri secara mandiri. Setiap perusahan, baik yang dikeola secara profesional maupun konvensional pasti akan membutuhkan dokumen-dokumen. Karena sebagai penunjang kelancaran operasional dalam perusahaan, yaitu pentingnnya perusahaan harus mengantongi dokumen-dokumen perizinan, serta sertifikasi.

1. MEMBUAT DAN MENDAFTARKAN PERUSAHAAN KE NOTARIS

langkah pertama adalah mendaftarkan ke notaris terdekat. Tujuannya agar perusahaan di catatkan legal (terdaftar secara resmi) pada lembaga terkait.

ada beberapa hal yang harus di siapkan sebelum pergi ke notaris yakni :

• Fotokopi KTP direktur dan pengurus
• Fotokopi NPWP direktur dan pengurus
• Nama Perusahaan
• Susunan pengurus (komisaris dan direktur)
• Lokasi tempat perusahaan beroperasional
• Biaya untuk pencatatan di notaris
• Modal awal yang harus di setorkan ke rekening perusahaan

Jika semua berkas telah lengkap, langkah berikutnya adalah mendatangi notaris terdekat untuk mendaftarkan nama perusahaan secara resmi ke lembaga terkait dalam hal ini Kementrian Hukum dan Hak Asasi Manusia (KEMENKUMHAM) Republik Indonesia. Setelah melalui beberapa tahap pemeriksaan bila nama perusahaan yang di inginkan belum di gunakan oleh perusahaan lain, kita dapat memakai nama perusahaan tersebut.

Jika telah dapat pengesahan resmi Kemenkumham akan menerbitkan surat keputusan (SK) penetapan tentang nama perusahaan yang didaftarkan SK ini bergunan nantinya untuk Akta Pendirian Perusahaan yang diterbitkan oleh notaris. Begitu memiliki Akta Pendirian langkah selanjutnya untuk mendaftarkan perusahaan ke pemerintah setempat untuk mendapatkan Surat Keterangan Domisili Usaha.

2. MEMBUAT SURAT KETERANGAN DOMISILI USAHA

Pentingnya setiap perusahaan untuk mendaftarkan atau melaporkan nama perusahaan ke kantor lurah setempat dimana perusahaan tersebut berjalan (domisili perusahaan). Tujuan nya yaitu untuk mendapatkan Surat Keterangan Domisili Usaha.

Hal-hal yang harus disiaplkan yaitu

• Fotokopi Akta Pendirian dari notaris
• Fotokopi KTP direktur utama
• Fotokopi NPWP direktur utama
• Membuat surat pernyataan yang menyatakan bahwa perusahaan yang didaftar bukan merupakan usaha minimarket.

Jika semua persyaratan tersebut sudah lengkap, silahkan melapor ke kantor lurah terdekat untuk mendapatkan Surat Keterangan Domisili Usaha, waktu yang diperlukan sekitar 2 hari SK tersebut sudah selesai, dan masa berlaku 1 tahun dan harus diperpanjang tiap tahun nya. Mengurus dokumen ini seharus nya tidak dikenakan biaya khusus, tapi terkadang dari pihak perusahaan yang memberi imbalan untuk biaya admin, agar dokumen cepat selesai, dan nilai nya tergantung kebijakan perusahaan yang memberi.

3. MEMBUAT NPWP DAN SPPKP

Sebagai warga negara yang taat hukum dan taat pajak, diwajibkan setiap kegiatan usaha yang berjalan memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) dan surat Peneguhan Perusahaan Kena Pajak (SPPKP). Ini adalah dokumen mutlak yang harus dimiliki perusahaanuntuk membuat dokumen perusahaan lainnya.

untuk mendapatkan NPWP dan SPPKP harus menyiapkan berkas-berkas berikut :

• Fotokopi Akta Pendirian dari notaris
• Fotokopi KTP direktur utama
• Fotokopi Surat Keterangan Domisili Usaha
• Fototkopi NPWP direktur utama

Setelah persyaratan lengkap, silahkan dilaporkan ke Kantor Pelayanan Pajak terdekat untuk mendapatkan NPWP dan SPPKP, mengurus dokumen ini tidak dipungut biaya, waktu yang diperlukan mendapatkan dokumen ini maksimal 2-3 hari kerja.

4. MEMBUAT SIUP DAN TDP
Jika dokumen NPWP dan SPPKP dari Dirjen Pajak telah didapat, langkah selanjutnya mengurus Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) dan Tanda Daftar Perusahaan (TDP)
Inilah berkas yang perlu disiapkan sebagai berikut :

• Fotokopi Akta Pendirian
• Fotokopi Surat Keputusan dari Kementerian Hukum dan HAM
• Fotokopi KTP direktur utama
• Fotokopi NPWP
• Dokumen asli Surat Keterangan Domisili Usaha
• Pas foto direktur utama 3x4

Mengurus dokumen ini dikenakan biaya dengan tarif yang ditetapkan. Bila semua persyaratan sudah lengkap dan biaya telah disiapkan laporkan ke kantor Walikota terdekat atau Kantor Dinas Koperasi, Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah dan Perdagangan Provinsi untuk mengisi formulir yang telah disediakan. Waktu yang diperlukan hingga dokumen ini selsai adalah 14 hari kerja

contoh SIUP dan TDP dapat didownload dengan link dibawah
SIUP
Tanda Daftar Perusahaan

Masa berlaku keanggotaannya selama 5 tahun dan dapat diperpanjang setiap 5 tahunnya

Bila sudah mengantongi SIUP dan TDP, anda telah memiliki perusahaan yang terdaftar secara resmi sesuai ketentuan dan undang-undang yang mengatur tentang berdirinya perusahaan, yaitu UU No. 40 Tahun 2007, tentang Perseroan Terbatas.

5. MEMBUAT DOKUMEN JASA KONTRUKSI

Bagi perusahaan yang bergerak di bidang jasa kontruksi bangunan atau kontraktor, dokumen inilah yang wajib dimiliki yaitu Surat Izin Usaha Jasa Kontruksi (SIUJK) kegunaan nya untuk keperluan kelengkapan administrasi apabila perusahaan akan mengikuti tender. Untuk mendapatkan dokumen SIUJK, ada beberapa penunjang yang harus dimiliki, diantaranya harus bergabung  atau berafiliasi ke salah satu asosiasi yang menaungi jasa kontruksi untuk mendapatkan Sertifikat Badan Usaha (SBU).

Inilah contoh asosiasi yang populer yakni Gabungan Pengusaha Kontraktor Nasional (GAPEKNAS) da Gabungan Pelaksana Kontruksi Nasional Indonesia (GAPENSI). penulis ambil sebagai contoh badan afiliasi yaitu GAPENSI

5.1 GAPENSI
Syarat untuk bergabung sebagai keanggotaan GAPENSI, perlu menyiapkan dokumen-dokumen sebagai berikut :

• Fotocopi Akta Perusahaan
• Fotokopi KTP
• Pas foto direktur utama 3x4 (2lembar)
• Fotokipi SK Kementrian Hukum dan HAM
• Fotokopi SK Domisili Usaha
• Fotokopi NPWP
• Mengisi formulir yang telah disediakan oleh GAPENSI

Jika semua dokumen telah lengkap dan menyediakan biaya yang harus dibayarkan sesuai dengan grade perusahaan, silahkan langsung datang ke kantor GAPENSI terdekat sesuai dengan domisili perusahaan. dan perlu di ingat penentuan grade sebagai dasar perhitungan besaran biaya pendaftaran. waktu yang diperlukan memproses dokumen ini maksimal 14 hari kerja, dan masa berlaku 1 tahun, dapat diperpanjang/legalisir tiap tahunnya.

5.2 SERTIFIKASI BADAN USAHA

Bila telah bergabung di badan asosiasi jasa kontruksi nasional, dokumen berikutnya yang harus dimiliki perusahaan kontraktor yaitu Sertifikasi Badan Usaha (SBU). sebelum membuat SBU syarat yang perlu dimiliki yaitu tenaga ahli yang memiliki sertifikat di bidangnya. di Indonesia ada beberapa asosiasi yang dapat menerbitkan sertifikat tenaga ahli yaitu Asosiasi Tenaga Ahli Kontruksi Indonesia (ATAKI), Persatuan Ahli Teknik Indonesia (PATI), dan Asosiasi Tenaga Teknik Indonesia (ASTTI). Untuk mendapatkan sertifikasi tenaga ahli harus mendaftarkan karyawan yang memiliki ijazah sarjana (S1) jurusan teknik sipil atau teknik mesin

1. Sebagai contoh jika memilih Asosiasi PATI persyaratan sebagai berikut :Fotokopi ijazah S1 Sipil atau teknik mesin yang di legalisir
2. Fotokopi KTP tenaga ahli
3. Biodata atau curriculum vitae (CV)
4. Pas foto ukuran 4x6 (2 lembar)

Jangan lupa menyediakan uang pendaftaran sesuai dengan tarif yang ditetapkan, dan silahkan mendatangi kantor PATI terdekat sesuai wilayah lokasi perusahaan untuk mengisi formulir. Waktu yang diperlukan mendapatkan sertifikasi ini maksimal 14 hari kerja. Masa berlalu keanggotaan 3 tahun

Langkah berikutnya adalah mendaftarkan perusahaan untuk mendapatkan Sertifikat Badan Usaha (SBU). dengan persyaratan sebagai berikut :

• Fotokopi Akta Pendirian 
• Fotokopi KTP direktur utama
• Pas foto direktur utama 3x4
• Fotokopi keanggotaan (GAPENSI atau GAPEKNAS)
• Fotokopi sertifikasi tenaga ahli (PATI, ATAKI, atau ASTTI)
• Fotokopi ijazah tenaga ahli
• Fotokopi KTP tenaga ahli
• Membuat surat permohonan (diperoleh di kantor asosiasi)
• Membuat surat pernyataan (diperoleh di kantor asosiasi)

Jangan lupa menyiapkan uang pendaftaran sesuai dengan yang ditentukan, silahkan mendaftar langsung ke GAPENSI atau GAPEKNAS untuk menyerahkan berkasnya. Waktu yang diperlukan untuk mendapatkan Sertifikasi Badan Usaha (SBU) maksimal 3 bulan, masa berlaku 5 tahun dan setiap tahun nya harus diregistrasi ulang.

5.3 SURAT IZIN USAHA JASA KONTRUKSI (SIUJK)
Jika Sertifikat Badan Usaha (SBU) sudah dimiliki, langkah terakhir  dokumen yang wajib di miliki perusahaan jassa kontruksi adalah Surat izin Usaha Jasa Kontruksi (SIUJK).
berikut persyaratan yang harus dipenuhi untuk memperoleh SIUJK .

1. Fotokopi Akta Pendirian 
2. Fotokopi SIUP dan TDP
3. Surat Asli Domisili Usaha (hanya diperlihatkan)
4. Surat asli Sertifikat Badan Usaha (hanya diperlihatkan)
5. Mengisi formulir pendaftaran 
6. Direktur utama harus datang langsung untuk di foto di lokasi

Bila semua berkas sudah lengkap, silahkan mendatangi langsung Kantor Pemerintah Provinsi bagian Suku Dinas Administrasi Jasa Kontruksi untuk penyerahan berkas. Waktu yang diperlukan untuk mendapatkan dokumen ini maksimal 14 hari.

6. MEMBUAT SURAT IZIN GANGGUAN (HO)

Surat izin gangguan atau yang sering disebut HO (Hinder Ordonnantie). Surat ini menyatakan bahwa tidak adanya keberatan atau gangguan atas lokasi usaha industri atau pabrikyang dijalankan dari aktivitas perusahaan. Secara umumsurat ini di butuhkan apabila dampak dari kegiatanyang dilakukan menimbulkan suara yang dikategorikan menggangu(bising) atau mengganggu aktivitas penduduk sekitar. akibat dari aktivitas usaha dapat memberikan kontribusi terhadap tingkat polusi udara, mencemari lingkungan seperti air bersih dan sebagainya.

Dokumen-dokumen yang diperlukan untuk mendapatkan surat gangguan ini sebagai berikut :

• Fotokopi KTP direktur utama 
• Fotokopi NPWP direktur utama
• Fotokopi Akta Pendirian
• Mengisi formulir permohonan dan bermaterai 6.000
• Fotokopi SK Domisili Usaha
• Surat pernyataan tidak keberatan dari lingkungan sekitar yang dilengkapi dengan fotokopi KTP tetangga dari sisi depan, belakang, kiri, dan kanan perusahaan
• Untuk jasa kontruksi disertai fotokopi IMB 
• Gambar denah lokasi usaha

Setelah lengkap semua dokumennya dan menyediakan dana yang dibutuhkan (besaran dana tergantung penilaian dari tim survei badan perizinan terpadu), setelah itu silahkan datang langsung ke Kepala Badan Perizinan Terpadu Pemda setempat untuk diproses lanjut. Waktu yang diperlukan untuk mendapatkan izin HO ini maksimal 3 minggu.

Contoh FORM Surat Permohonan Izin HO dan Surat Pernyataan Tidak Keberatan bisa download link dibawah ini
Form HO & Surat Pernyataan Tidak Keberatan


7. DOKUMEN-DOKUMEN IMPOR

Dokumen ini khusus diperlukan bagi perusahaan yang melakukan kegiatan impor barang atau material ke luar negeri atau yang sering disebut importir. Ada beberapa hal yang wajib diketahui oleh importir, seperti membuat purchase Order (PO) kepada supplier yang berada di luar negeri dengan mencermati beberapa aspek, diantaranya jumlah barang, harga, dan alamat pengiriman. Setelah pesanan telah tiba di pelabuhan, ada beberapa dokumen penting berikut yang harus disiapkan untuk mengeluarkan barang dari pelabuhan.

7.1 ANGKA PENGENAL IMPOR UMUM (API-U)

API-U merupakan dokumen yang wajib dimiliki oleh perusahaan importir. Artinya, tanpa API perusahaan tidak memiliki izin untuk melakukan kegiatan impor, dokumen ini bisa di dapat di Kantor Dinas Koperasi, Usaha Mikro, Kecil, Menengah dan Perdagangan Provinsi.

Untuk membuat dokumen API-U dibutuhkan beberapa berkas yaitu :

• Fotokopi Akta Pendirian
• Fotokopi KTP pengurus / direktur utama
• Fotokopi SIUP dan TDP
• Fotokopi NPWP Perusahaan
• Fotokopo NPWP pribadi direktur
• Fotokopi SK Domisili Usaha 
• Pas foto direktur ukuran 2x3
• Membuat surat pengajuan
• Membuat surat pernyataan

Formulir pengajuan dan pernyataan tersebut dapat diperoleh di Kantor Dinas Koperasi, Usaha Mikro Kecil, Menengah. Formulir ini dapat di lihat di link ini Form API. Setelah semua berkas sudah diserahkan, dalam proses pengajuan API-U ini akan di survei terlebih dahulu oleh petugas dari Walikota/Kotamadya. Tujuannya untuk memastikan keberdaan perusahaan sesuai data, dan akan dibuatkan berita acaranya. Waktu proses dokumen ini hingga selesai membutuhkan waktu sekitar 3 minggu. Dan masa berlaku seumur hidup perusahaan.

7.2 NOMOR INDUK KEPABEANAN (NIK)

Jika telah memiliki dokumen API-U, langkah berikutnya adalah membuat NIK, dokumen ini penting untuk mengeluarkan barang di pelabuhan. Dokumen NIK ditertbitkan oleh Kementerian Keuangan Direktorat Jendral Bea dan Cukai. Pendaftaran NIK bisa dilakukan secara online melalui www.beacukai.go.id. daftarkan terlebih dahulu untuk mendapatkan user id dan password yang akan diberikan secara online. Setelah registrasi, username dan password kita akan dikirim melalui e-mail. Username kita akan digunakan untuk login dan mengisi form yang disediakan mulai dari form A untuk mengisi data-data perusahaan, form B untuk mengisi untuk mengisi data-data pengurus perusahaan, form C untuk mengisi data keuangan perusahaan dalam bentuk neraca laba rugi, dan form D untuk mengisi data-data tentang izin impor (API). setelah selesai yaitu mengklik menu kirim data.

Selanjutnya menyiapkan dokumen yang diperlukan untuk diserahkan secara offline dengan mendatangi langsung ke Dirjen Bea Cukai, dokumen yang disiapkan sebagai berikut

• Fotokopi SK Domisili
• Fotocopi Akta Pendirian
• Fotokopi SIUP dan TDP
• Fotokopi NPWP dan PKP
• Fotokopi API-U
• Neraca laba rugi tahun terakhir (apabila diperlukan)

Waktu yang diperlukan untuk mendapatkan NIK maksimal 2 minggu. Proses NIK bebas biaya dan masa berlaku nya seumur hidup perusahaan

7.3 SURAT KETERANGAN IMPOR (SKI) DARI BPOM

Apabila material yang di impor adalah kategori barang berbahaya obat-obatan, kosmetik, serta makanan, dokumen yang diperlukan yaitu SKI. Dokumen ini diterbitkan oleh Direktur Inspeksi dan Sertifikasi Obat Tradisional, Kosmetik dan Produk Komplemen Badan Pengawas Obat dan Makanan (BPOM) Republik Indonesia. Untuk membuat dokumen SKI perlu menyiapkan berkas sebagai berikut :

• Fotokopi Invoice/Packing list
• Fotokopi Bill Of Lading
• Fotokopi Certificate of Analysis (CoA)
• Fotokopi Material Safety Data Sheet (MSDS)
• Surat pernyataan dari pemohon (untuk bahan baku) yang menyatakan bahwa perusahaan menjamin keamanan dan mutu bahan baku tersebut serta pendistribusiannya diatas materai 6000 distempel dan di tandatangani oleh orang yang bertanggung jawab terhadap perusahaan. (diperoleh di kantor BPOM)
• H.S Code

Jangan lupa menyiapkan dana untuk membayar biaya yang telah disesuaikan. Waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan dokumen SKI ini maksimal 1 minggu.

8. SERTIFIKASI ISO

Sertifikasi ISO atau International Organization for Standardization merupakan standarisai non pemerintah yang bertujuan untuk meningkatkan citra perusahaan, kinerja dan daya saing, memperbaiki manajemen dengan menerapkan perencanaan, pelaksanaan, pengukuran, dan tindakan perbaikan untuk mengurangi segala resiko.

Ada beberapa jenis standar ISO  yang populer contohnya : ISO 9001, ISO 14001, ISO22000, OHSAS 18001, dan masih banyak lagi jenis ISO lain yang diterbitkan oleh badan standar ISO.

Tentukanlah jenis ISO sesuai dengan bidang perusahaan, dan silahkan menghubungi langsung ke Badan Standar ISO untuk melakukan konsultasi dan negosiasi harga . Setiap badan sertifikasi memiliki waktu proses pencetakan sertifikat yang berbeda-beda sesuai dengan jenis ISO dan jenis produk yang disertifikasi. Rata-rata waktu yang diperlukan sekitar 3-4 bulan dari proses pendaftaran hingga final.

9. MENDAFTARKAN MEREK DAGANG KE HAK KEKAYAAN INTELEKTUAL (HKI)

Sertifikat HKI merupakan sertifikat yang diterbitkan oleh KEMENKUMHAM dan direktur Jenderal Hak Kekayaan Intelektual. Sebagai dasar hukum yaitu Undang-undang No.15 tahun 2001 tentang Merek, salah satu tujuannya mendaftarkan merek yaitu bebas dari duplikasi penggunaan nama merek yang digunakan perusahaan lain. oleh karena itu, mendaftarkan merek produk, desain industri, dan logo merupakan bagian yang sangat penting. Prosedur dan mekanisme untuk mendaftarkan merek dagang di lakukan di Kantor Kementerian  Hukum dan HAM , dan DirjenHak Kekayaan Intelektual yang berlokasi Jl. Daan Mogot Km. 14 Tangerang, Banten.

Untuk mendapatkan serifikat dari dirjen HKI, perlu menyiapkan dokumen-dokumen sebagai berikut :

• Nama merek, desain yang akan didaftarkan dicetak dikertas
• Membuat uraian singkat tentang merek dagang, logo, dan desain
• Mengisi  form yang telah disediakan oleh Dirjen HKI
• Fotokopi KTP direktur
• Fotokopi NPWP Perusahaan
• Fotokopi akta pendirian
• Surat kuasa dan surat pernyataan (apabila dikuasakan ke biro jasa)

Setelah dokumen lengkap dan memenuhi prosedur, selanjutnya akan di cek nama merek dagang yang ingin didaftar tersebut apakah masih tersedia atau sudah dipakai oleh perusahaan lain, jika belum, kita dapat mendaftarkan merek dagang itu ke Dirjen HKI. Waktu yang diperlukan mendapatkan sertifikat ini sekitar 14 bulan, dan masa berlaku 10 tahun.

10. HUBUNGAN DENGAN PIHAK EKSTERNAL
Menjalin hubungan dengan pihak eksternal merupakan hal yang wajib. hal ini karena menyangkut hubungan antara perusahaan dan beberapa pihak berikut

1. BPJS Keternagakerjaan. Sesuai dengan ketentuan tdan UU Tenaga kerja No. 3 tahun 1992 tentang jaminan sosial tenaga kerja, maka menjadi suatu kewajiban bagi setiap perusahaan mendaftarkan setiap karyawannya 
2. BPJS Kesehatan. adalah satu program yang membantu tenaga kerja dan keluarganya mengatasi masalah kesehatan. Mmulai dari pencegahan, pelayanan di klinik kesehatan, rumah sakit, dan obat-obatan
3. JHT Jaminan Hari Tua. Program JHT ditujukan sebagai pengganti terputusnya penghasilan tenaga kerja karena meninggal, cacat, atau hari tua dan diselenggarakan dengan istilah tabungan hari tua

BPJS akan membayar jaminan kepada yang berhak, informasi ini diperoleh dari pihak BPJS, apabila ada hal-hal yang belum jelas, silahkan menghubungi BPJS terdekat.

Itulah dokumen-dokumen untuk langkah awal mendirikan perusahaan menurut pengalaman admin jihan17agustus, secara umum yang mengurus tugas-tugas diatas adalah Staff Legal, atau bagian HRD&GA

Semoga artikel ini bermanfaat bagi pembaca yang berencana ingin membuka perusahaan,

Terimakasih telah membaca artikel ini, Jangan lupa di share ya



referensi : I Komang Oko Berata. 2015. Panduan Praktis HRD&GA. Jakarta

Share this post